PRINCE2^®

O PRINCE2^®, ou Projects in a Controlled Environment, é um método de gestão de projetos. O modelo PRINCE2^® foi encomendado por uma agência governamental do Reino Unido, a Office of Government Commerce. O objetivo foi melhorar as práticas de gestão de projetos no sector público. Mais tarde, foi progressivamente adoptado no sector privado, tornando-se um standard de facto, no mundo inteiro.

O PRINCE2^® separa a camada de gestão do trabalho técnico propriamente dito. Isso significa que a camada de gestão pode ser usada para gerir diferentes tipos de projetos e tipos de dimensão. Desde a construção do principal estádio dos jogos olímpicos de Londres de 2012 até à preparação de um programa de televisão. Esta flexibilidade, ajuda em grande parte a explicar o sucesso do método PRINCE2^®.

O PRINCE é baseado na experiência acumulado de milhares de projetos e profissionais.

Publicação do standard

A actual framework PRINCE2^® foi publicada em 2017, no livro “Managing Successful Projects with PRINCE2^® (2017 ed.)” publicado pelo OGC (Office of Government Commerce). Este standard organiza o método PRINCE2^® em 3 partes, ou elementos integrados. Estes elementos são Princípios, Temas e Processos. É sobre este standard que está baseado o esquema de certificação PRINCE2^®.

Princípios do PRINCE2^®

Os princípios traduzem um conjunto de boas práticas de gestão de projetos. Existem 7 principios na metodologia PRINCE2^®.

Continued Business Justification

Um projeto deve ser continuamente justificável. Isto siginifica que os projetos devem ser lançados com base numa análise económica. Esta assegura que os benefícios esperados para desenvolver projetos mais que compensam os custos. Significa também que esta análise não deverá ficar limitada a um business case inicial, usado para lançar ou não o projeto. À medida que o projeto avança, e que mais e melhor informação fica disponível, o business case deve ser aprofundado e revisto. Adicionalmente, quando mudanças internas ou externas afectarem os custos e benefícios esperados do projeto, a justificação do projeto deve ser reavaliada. Finalmente, após a conclusão do projeto, os benefícios e custos reais devem ser captados para avaliar se o projeto efectivamente adicionou valor à organização.

Learn from Experience

Este princípio sustenta que as equipas devem procurar reutilizar lições aprendidas de projetos semelhantes do passado, para proceder a melhoria contínua. Da mesma forma, as equipas devem procurar gerar e documentar lições aprendidas, para não só melhorar projetos futuros como proceder a melhorias imediatas.

Define Roles and responsibilities

Este princípio defende que os projetos devem ter os seus papéis e responsabilidades estabelecidos em torno de uma estrutura organizacional, que envolva os interesses das empresas, utilizadores e fornecedores. Os projetos PRINCE2^® devem ter três stakeholders principais: o sponsor, que assegura que o projeto adiciona valor; os utilizadores, que usarão os produtos; e os fornecedores, que fornecem os recursos e conhecimentos para o projeto.

Manage By Stages

Um projeto PRINCE2^® é planeado e controlado numa base etapa-a-etapa. Essas etapas são denominadas por etapas de gestão, pois são organizador em função de pontos de decisão. No final de cada etapa, é avaliado o desempenho da etapa, o business case e o plano para a próxima etapa, de forma a decidir se o projeto pode prosseguir. Estas etapas garantem mais controlo sobre o projeto, permitem planear progressivamente à medida que melhor informação fica disponível e facilitam a adaptação da abordagem e dos objectivos à medida que a equipa vai aprendendo com o projeto.

Manage by exception

Gerir por excepção significa que cada nível de gestão tem alguma tolerância para desvios de âmbito, tempo, custo, qualidade, risco e benefício, antes de ser obrigado a alertar o nível de gestão hierarquicamente superior.

Focus on Products

Este princípio sustenta que uma descrição correta do produto facilitará uma melhor gestão de expectativas, e facilitará o melhor desempenho do projeto. Esta descrição deverá assegurar que os requisitos do produto são descritos em função da sua finalidade, composição, formato e critérios de qualidade.

Tailor to suit the Project Environment

Este princípio sustenta que o método tem que estar adaptado ao ambiente de projeto, complexidade, importância, risco e dimensão do projeto.

Temas do PRINCE2^®

Os temas representam aspectos da gestão de projeto que necessitam de atenção específica. Existem 7 temas na metodologia PRINCE2^®:

• Business case – O business case permite avaliar do ponto de vista económico se os benefícios do projeto compensam os custos. O business case avalia ainda a capacidade da organização para desenvolver o produto. Esta análise inclui capacidade técnica e disponibilidade de recursos humanos e financeiros. O business case também avalia a incerteza associada aos custos e benefícios. Por último, avalia o alinhamento estratégico do projeto. Desta forma assegura-se que a organização está a gastar recursos no sentido correto.
• Organização – O tema da organização estabelece detalhadamente os papéis e responsabilidades do projeto. Estes incluem o patrocinador, gestor de projeto, utilizadores e fornecedores.
• Qualidade – O tema da qualidade estabelece as métricas de qualidade a atingir pelo produto para seja adequado ao uso. Estabelece também os procedimentos utilizados para assegurar que a qualidade planeada está a ser entregue.
• Planos – O tema dos planos estabelece respostas detalhadas para os objetivos de projeto. Define também o trabalho e procedimentos necessários para atingir esses objetivos.
• Risco – O tema do risco descreve como o projeto pode identificar, entender e responder a fontes de incerteza do projeto.
• Alterações – O tema das alterações descreve como o projeto pode identificar, analisar, validar, documentar, controlar e comunicar alterações.
• Progresso – O tema do progresso estabelece como monitorizar o estado do projeto, avaliar desvios, prever desempenho futuro e emitir ações corretivas.

Processos do PRINCE2^®

Os processos representam passos num ciclo de vida do projeto, desde a sua iniciação até à sua conclusão. Existem 6 processos na metodologia PRINCE2^®:

• Starting Up a Project (SU) – Este processo nomeia a equipa de projeto, produz um resumo do projeto, define a abordagem global do projeto, elaborar o business case e planeia a próxima etapa.
• Initiating a Project (IP) – Este processo estabelece um plano geral para o projeto. Também completa o business case, cria os controlos do projeto e elabora um documento de iniciação do projeto;
• Directing a Project (DP) – Este processo determina como controlar o projeto global. O processo inclui autorizar um plano de etapa, planos de excepção e como um projeto pode ser fechado.
• Controlling a Stage (CS) – Este processo estabelece como cada etapa deve ser controlada. O processo define como controlar o progresso, estabelecer ações corretivas, autorizar pacotes de trabaho, gerir questões e produzir relatórios.
• Managing Product Delivery (MP) – Este processo tem como objetivo assegurar que os produtos são entregues de acordo com as expectativas e devidamente autorizados.
• Managing a Stage Boundary (SB) – Este processo estabelece o que deve ser feito no final de uma etapa, incluindo planear a próxima etapa, rever o business case e produzir um plano de exceção.
• Closing a Project (CP) – Este processo cobre  o encerramento controlado do projeto, incluindo identificação de futuras ações, avaliação final de desempenho e revisão dos benefícios capturados.