PRINCE2

Princípios do PRINCE 2

Os princípios traduzem um conjunto de boas práticas de gestão de projetos. Existem, assim, 7 princípios. Vejamos cada um em maior detalhe:

 

Continued Business Justification

Um projeto deve ser continuamente justificável. Isto significa que se faz uma análise económica para cada projeto. E, depois apenas são lançados os que se justificam. Ou seja, esta assegura que os benefícios esperados por desenvolver os projetos mais que compensam os custos. Para além disso, significa que esta análise não deverá ficar limitada a um business case inicial, usado para lançar ou não o projeto. Ou seja, à medida que o projeto avança, e que mais e melhor informação fica disponível, a equipa pode aprofundar e rever o business case. Em outras palavras, sempre mudanças internas ou externas afectam os custos e benefícios esperados do projeto, a equipa deve avaliar o projecto. Por fim, após a conclusão do projeto, os benefícios e custos reais devem ser obtidos para avaliar se o projeto adicionou valor à organização.

 

Learn from Experience

Este princípio sustenta que as equipas devem utilizar lições aprendidas. Estas lições aprendidas de projetos anteriores que sejam parecidos, servem para proceder a melhoria contínua. Da mesma forma, as equipas devem gerar e documentar lições aprendidas. Isto para não só melhorar projetos futuros, como proceder a melhorias imediatas.

 

Define Roles and responsibilities in PRINCE 2

Este princípio defende que os projetos devem ter os seus papéis e responsabilidades. Estes devem ser definidos em torno de uma estrutura da organização. Esta deve envolver, assim, os interesses das empresas, utilizadores e fornecedores. Ou seja, os projetos PRINCE2^® devem ter três stakeholders principais:

• O sponsor, que assegura que o projeto adiciona valor;
• Assim como os utilizadores, que usarão os produtos;
• E por fim os fornecedores, que fornecem os recursos e conhecimentos para o projeto.

 

Manage By Stages in PRINCE 2

Um projeto PRINCE2^® é planeado e controlado numa base etapa-a-etapa. Essas etapas chamam-se de etapas de gestão. Estas permitem à gestão voltar a pensar o projeto. Assim, no final de cada etapa, avalia-se o desempenho desta, o business case e o plano para a próxima etapa. Isto para decidir se o projeto pode prosseguir ou não. Isto porque, as etapas garantem maior controlo sobre o projeto. Para além disso, permitem planear de forma progressiva, à medida que melhor informação fica disponível. Por fim, facilitam a adaptação da abordagem e dos objetivos à medida que a equipa vai aprendendo com o projeto.

 

Manage by exception

Gerir por exceção significa que o gestor de projeto, para cada nível de gestão, tem alguma tolerância para desvios de âmbito, tempo, custo, qualidade, risco e benefício, isto antes de ser obrigado a alertar o nível de gestão na hierarquia acima da sua.

 

Focus on Products in PRINCE 2

Este princípio sustenta que uma descrição correta do produto irá facilitar uma melhor gestão das expectativas, e ajuda ao melhor desempenho do projeto. Ou seja, esta descrição assegura que os requisitos do produto são descritos de acordo com vários fatores. Esses fatores são, por exemplo, finalidade, composição, formato e critérios de qualidade.

 

Tailor to suit the Project Environment

Este princípio sustenta que o método tem que estar adaptado ao projeto. Ou seja, ao ambiente de projeto, complexidade, importância, risco e dimensão do projeto.

 

Temas do PRINCE 2

Os temas representam aspetos da gestão de projeto que necessitam de atenção específica. Existem 7 temas. Vamos ver em maior detalhe cada um deles:

 

Business case

O business case permite avaliar do ponto de vista económico se os benefícios do projeto compensam os custos. O business case avalia, para além disso, a capacidade da organização para criar o produto. Assim, esta análise inclui capacidade técnica e disponibilidade de recursos quer humanos, quer financeiros. Assim, o business case também avalia a incerteza associada aos custos e benefícios. Por último, avalia o alinhamento estratégico do projeto. Ou seja, desta forma assegura-se que a organização está a gastar recursos da melhor forma.

 

Organização

Este tema estabelece em detalhe os papéis e responsabilidades de cada um no projeto. Estes incluem o patrocinador, gestor de projeto, utilizadores e fornecedores.

 

Qualidade

Este tema estabelece as métricas de qualidade que o produto tem de atingir. Isto para que seja adequado ao uso. Assim como, estabelece os procedimentos utilizados para assegurar que a qualidade planeada está a ser entregue.

 

Planos

O tema dos planos estabelece respostas em detalhe para os objetivos de projeto. Para além disso, define também o trabalho e procedimentos necessários para atingir esses objetivos.

 

Risco

O tema do risco descreve como o projeto deve lidar com a incerteza. OU seja, como pode identificar, entender e responder a fontes de incerteza do projeto. As incertezas podem afetar o projeto de forma negativa ou positiva.

 

Alterações

O tema das alterações descreve como o projeto deve lidar com as alterações. Ou seja, como pode identificar, analisar, validar, documentar, controlar e comunicar alterações. Não se deve evitar alterações. As equipas devem gerir as alterações, para que se possa tirar os maiores benefícios das alterações positivas e minimizar os impactos das alterações que afetam o projeto de forma negativa.

 

Progresso

O tema do progresso estabelece como monitorizar o estado do projeto. Ou seja, avaliar desvios, prever desempenho futuro e emitir ações corretivas.

 

Processos do PRINCE 2

Os processos representam passos no ciclo de vida do projeto. Estes passos vão desde a sua iniciação até à conclusão do projeto. Existem 6 processos. Vamos ver em maior detalhe cada um deles:

 

Starting Up a Project (SU) in PRINCE 2

Este processo nomeia a equipa de projeto, produz um resumo do projeto, define a abordagem global do projeto, elabora o business case e planeia a próxima etapa.

 

Initiating a Project (IP) in PRINCE 2

Este processo estabelece um plano geral para o projeto. Também completa o business case, cria os controlos do projeto e elabora um documento de iniciação do projeto.

 

Directing a Project (DP) in PRINCE 2

Este processo determina como controlar o projeto global. Este inclui como se autoriza um plano de etapa, planos de exceção e por fim, como um projeto pode ser fechado.

 

Controlling a Stage (CS) in PRINCE 2

Este processo estabelece como cada etapa deve ser controlada. Este define como controlar o progresso, estabelecer ações corretivas, autorizar pacotes de trabalho, gerir questões e produzir relatórios.

 

Managing Product Delivery (MP) in PRINCE 2

Este processo tem como objetivo assegurar que os produtos são entregues. Estes devem ser entregues de acordo com as expectativas e autorizados como deve de ser.

 

Managing a Stage Boundary (SB) in PRINCE 2

Este processo estabelece o que deve ser feito no final de uma etapa. Este inclui planear a próxima etapa, rever o business case e produzir um plano de exceção.

 

Closing a Project (CP) in PRINCE 2

Este processo cobre o encerramento de forma controlada do projeto. Este inclui a identificação de futuras ações, avaliação final de desempenho e revisão dos benefícios capturados. Para saber mais sobre PRINCE 2 recomendamos os seguintes cursos:

• Curso PRINCE2 Foundation
• Formação PRINCE2 Practitioner